Organisation

Zeiterfassung für Kreative

Von 11. Juni 2020November 6th, 20202 Kommentare
Zeiterfassung für Kreative

Schreibtisch-Arbeit für Kreative dauert oft länger als vorher gedacht. Schnell ist der Tag vorbei und du weißt nicht, wo die Zeit geblieben ist.

Ist Zeiterfassung eine Lösung?

Das diskutieren Thomas und Michael durchaus kontrovers.

Preise / eigenen Stundensatz prüfen

Wenn man viel mit Pauschalen arbeitet, läuft man schnell Gefahr, den tatsächlichen Aufwand aus dem Auge zu verlieren und Fehler bei der Preisgestaltung zu machen.

Man tappt in die Falle nur die Zeit als Aufwand zu sehen, die man beim Kunden oder mit der Bildbearbeitung verbracht hat. Tätigkeiten wie die Projektsteuerung, Vorbereitung oder ggf. Nacharbeit wird schnell übersehen.

Wenn alle Tätigkeiten im Kontext zum Projekt erfasst werden, kann man sehen, ob die angenommene Zeit im Angebot mit dem übereinstimmt, was tatsächlich aufgewendet wurde. Anhand der Zahlen kann man dann für die Zukunft die eigene Preisgestaltung anpassen.

Wöchentlicher Check der Zeiten

Thomas schaut wöchentlich in seine Zeiterfassungsdaten, um ein grobes Gefühl für das Verhältnis zu bekommen. Beispiel kann sein, dass doch viel mehr Aufwand in die Betreuung der eigenen Social Media Kanäle entsteht als man denkt und es von der produktiven Arbeit abhält.

Das gleiche macht Thomas am Jahresende nochmal. Bei den erfassten Daten sind dann die einzelnen Minuten gar nicht mehr so wichtig und die gehen dann auch in der Unschärfe der erfassten Daten unter. Wichtig ist hier wie ist sein Gefühl für was er seine Zeit aufgewendet hat und was sagen die Zahlen. 

Fokussierung durch Zeiterfassung

Thomas sieht seinen Timer in der Menüleiste laufen und er hat sogar einen physischen Tracker auf dem Tisch stehen, mit dem er seine gängigsten Tätigkeiten schnell erfassen kann. Wenn er dann mal wieder bei Instagram scrollt und sein Blick auf den Tracker fällt auf dem „Buchhaltung“ steht, weiß er dass hier gerade was schief läuft. 

Zeitfragmentierung erkennen

Wenn dein Arbeitstag durch viele kleine Tätigkeiten unterbrochen wird, schadet das der Produktivität. Mit Zeiterfassung erkennst du das und kannst entsprechend Zeiten bereitstellen um Tätigkeiten durchzuführen. Eine der ersten Änderungen die aus der Zeiterfassung resultierte war, nur noch zwei mal am Tag meine E-Mails zu bearbeiten und dann auch vollständig, statt wie bisher bei jedem piepen des E-Mail Programms ein paar Mails immer wieder zu lesen und dann doch nicht zu antworten.

Auch hat Thomas dadurch konsequent eine Planung für seine Social Media Posts umgesetzt. Weil seine anderen Tätigkeiten zu unterbrechen und dann über die heißen Hashtags nachzudenken für ihn einfach nicht effizient ist.

Nie wieder vergessen Kundenprojekte abzurechnen

Der Kunde ruft an und hat Extrawünsche. Man macht die Änderung für die man fünf Minuten veranschlagt hatte und braucht dafür zwei Stunden. Am Ende des Monats weiß man das natürlich nicht mehr und rechnet die Zeit nicht oder falsch ab.

Wenn alle Tätigkeiten für Kunden erfasst werden, kann Thomas anhand der Zahlen am Monatsende seine Rechnungen schreiben, oder auch nicht. Er kann auch Tätigkeiten, die zehnmal 15 Minuten gedauert haben, zusammenfassen oder dem Kunden erlassen. Wichtig ist die solide Datenbasis für die Entscheidung.

Priorisierung

Als Thomas sein Buch geschrieben hat, war sein Plan, mindestens acht Stunden in der Woche am Buch zu arbeiten. Gefühlt hat das auch die ersten Wochen funktioniert, die Zahlen der Zeiterfassung sagten aber was anderes, OBWOHL er ja ganz viel recherchiert hat. Die Realität war, dass er die Zeit eben nicht produktiv genutzt hat und die Einträge klein und zu verteilt waren um produktiv zu sein. Also hat Thomas einen Tag reserviert, an dem nichts anderes passiert. 

Im weiteren Projektverlauf hat er dann sogar Wochen ausschließlich für das Buchprojekt reserviert und nur „Notfälle“ der normalen Tätigkeiten eingeworfen.

Das Resultat ist, dass Thomas sein Deadline gehalten hat und jetzt weiß, wieviel Aufwand tatsächlich hinter dem Projekt steckt. 

Fazit (von Thomas)

Für Thomas ist Zeiterfassung essentiell um festzustellen, wie viele seiner Arbeitsstunden „produktiv“ oder bezahlt sind, wie viel für Administration draufgeht und wie viel Zeit er für seine kreative Arbeit aufwendet. Er kann gleichzeitig auch die Zeit genau erfassen die er für seine Kundenprojekte aufwendet.

Zeiterfassung ist wichtig, ganz besonders wenn man selbstständig ist. Niemand sonst achtet auf deine Arbeitsstunden oder – noch viel wichtiger – auf deine Gesundheit.

Als Solo-Unternehmer:in kann man schnell von der Vielzahl der Aufgaben und Tätigkeiten überwältigt werden und Zeiterfassung ist ein wichtiges Werkzeug um das zu erkennen, belegen und für die Zukunft zu verbessern.

Meinung von Michael

Michael kann die Begeisterung von Thomas für die Zeiterfassung nur eingeschränkt teilen. Grundsätzlich ist Michael der Meinung, dass eine Abrechnung nach Stunden in vielen Fällen nicht sinnvoll ist.

Aber hört euch gerne das Streitgespräch an 🙂

Schaut auch gerne bei Timeular vorbei. Thomas verwendet den Timeular Tracker für seine Zeiterfassung.

Das Gespräch als Video

Zeiterfassung für Kreative / Fotografen

Mehr über uns

Fotografie-BusinessThomas Jones ist Berufsfotograf in der Portrait- und Eventfotografie und publiziert gemeinsam mit Falk Frassa den Podcast „Die Photologen – Spürbare Fotografie in der Praxis“.

Michael Omori Kirchner arbeitet als Mentor für Kreative und Coach. Er ist Host des Podcasts „Echtes Marketing für kreative Unternehmer“.

Podcast anhören

Du kannst den Podcast direkt hier im Browser anhören oder ihn auf iTunes oder Spotify abonnieren.

2 Kommentare

  • Oliver Maag sagt:

    Guten Tag Michael und Thomas
    Vielen Dank für den sehr aufschlussreichen und interessanten Podcast „Zeiterfassung für Kreative“!
    Gerade sind bei mir einige kleinere Projekte am Start und ich möchte meine investierte Zeit genau erfassen. Könnt ihr mir das Produkt (Timetracker/Würfel und App), welche Thomas für die Zeiterfassung braucht, nennen? Ich habe die Angaben zum Produkt in den Shownotes nirgends gefunden. Vielen lieben Dank!

    Liebe Grüsse aus der Schweiz
    Oliver

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