Umgang mit Kunden

Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Rechnung

Zeitnahe Rechnungsstellung

  • Wenn du deine Rechnungen zeitnah direkt nach Abschluss des Auftrags stellst, läufst du nicht Gefahr, es zu vergessen und den Kunden später mit einer Rechnung „zu überraschen“
  • Auch dieser letzte Schritt im Workflow gehört für den professionellen Fotografen dazu und sollte genauso sorgfältig erledigt werden wie der Rest des Auftrags
  • Zeitnahe Rechnungsstellung bedeutet auch zeitnahe Zahlungseingänge
  • Wichtig ist klare Zahlungsbedingungen zu formulieren. „Zahlbar zum 31. Mai ohne Abzüge“. Nicht „in 14 Tagen“ (ab wann?), oder „nach Erhalt der Daten“ (wer will hier beweisen, dass die Daten angekommen sind)
  • Eine gute Software unterstützt dich idealerweise bei diesem Prozess. Setze dich aber trotzdem vor dem ersten Ernstfall mit dem Thema auseinander und schreibe einen kleinen Ablaufplan in dem alle Fristen und Maßnahmen festgelegt sind

Teilrechnungen oder Vorkasse?

  • Bei großen Projekten kann es Sinn machen, Teilrechnungen an deinen Kunden zu stellen. Damit kannst du Fremdleistungen (Model, Visa, etc.) bezahlen die dir in Rechnung gestellt wurden
  • Wenn du zum ersten Mal mit einem Kunden arbeitest und kein gutes Gefühl hast, stelle einen Teil des Auftrags als Anzahlung in Rechnung.
  • Anbieter wie Schufa, Creditreform und Genios bieten Leistungen an um die Bonität von Firmen zu prüfen (macht aber nur bei großen Aufträgen Sinn)


Meine Rechnung ist gestellt, aber der Kunde zahlt nicht

  • Immer ruhig bleiben. Jeder übersieht mal ein Dokument in der Post und es wäre auch nicht das erste mal, dass der Brief den Weg zum Kunden gar nie gefunden hat
  • Warte noch ein paar Tage ab. 10 Tage nach Verstreichen der Zahlungsfrist solltest du den nächsten Schritt machen.
  • Erinnere deinen Kunden mit einer E-Mail an die gestellte Rechnung. Das Zauberwort ist hier „Zahlungserinnerung“ und nicht „Mahnung“. Die E-Mail sollte in einem freundlichen Ton formuliert sein und noch einmal alle nötigen Informationen zu Auftrag, Zahlung und Kontaktdaten enthalten.
  • Wenn du schon dabei bist, frag deinen Kunden ob alles zu seiner vollen Zufriedenheit lief. Vielleicht war etwas nicht in Ordnung und er hält deshalb die Zahlung zurück
  • 15 bis 20 Tage nach der Fälligkeit ist der Versand einer ersten Mahnung angebracht. Achte darauf, dass der Kunde nochmal über den Auftrag informiert wird und im Schreiben alle nötigen Informationen zur Zahlung enthalten sind. Wichtig ist, hier muss Mahnung auf dem Dokument stehen.
  • 30 Tage nach Fälligkeit solltest du die zweite Mahnung versenden. Eine persönliche Kontaktaufnahme per Telefon kann in manchen Fällen hilfreich sein. Vielleicht liegt einfach nur ein Missverständnis vor und du kannst mit dem Kunden direkt über das nächste Projekt sprechen.
  • 50 Tage nach Fälligkeit erfolgt der Versand einer dritten Mahnung mit der Information, dass bei erneutem Verstreichen des Fälligkeitstermins ein gerichtliches Mahnverfahren eingerichtet wird. Hier wird nur noch eine kurze Frist zur Zahlung gewährt.
  • 60 Tage nach Verstreichen des Fälligkeitstermins solltest du die den Fall an ein Mahngericht übergeben. Erfahrungsgemäß ist ab diesem Zeitpunkt keine Zahlungsbereitschaft mehr zu erkennen. Dies kann mittlerweile Online erledigt werden: https://www.online-mahnantrag.de . Wichtig ist, dass du vorher sicherstellst alles richtig gemacht zu haben. Sind die Informationen beim Kunden angekommen, war die Leistung klar beschrieben etc.

Wichtig

Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung und gibt nur unsere persönlichen Erfahrungen wieder. Eine Haftung wird ausgeschlossen.

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Mehr über uns

Fotografie-BusinessThomas Jones ist Berufsfotograf in der Portrait- und Eventfotografie und publiziert gemeinsam mit Falk Frassa den Podcast „Die Photologen – Spürbare Fotografie in der Praxis“.

Michael Omori Kirchner arbeitet als Businessfotograf sowie als Trainer, Mentor und Coach. Er ist Host des Podcasts „Echtes Marketing für kreative Unternehmer“.

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2 Kommentare

  • Marius sagt:

    Hey Michael,

    danke für die Infos. Es wäre cool, wenn du noch ein paar Worte zum gerichtlichen Mahn/Vollstreckungsverfahren schreiben könntest? Oder über den Klage-Weg, oder einfach nur über die Alternative Rechnungsvorfinanzierung?

    Danke dir

    • Michael Omori Kirchner sagt:

      Hallo Marius,

      was genau möchtest du denn wissen?

      Nach Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids wird er dem Schuldner zugestellt. Der kann Einspruch einlegen oder nichts machen.
      Wenn er Einspruch einlegt, musst du klagen. Spätestens dann ist der Weg zu Anwalt zu empfehlen.

      Wenn er keinen Einspruch einlegt, bekommst du einen Titel, mit dem du vollstrecken kannst. Das heißt, du beauftragst einen Gerichtsvollzieher, das Geld einzutreiben.
      Manchmal stellt der dann fest, dass der Schuldner kein Geld hat und bereits eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat.
      Dann sieht es schlecht für dich aus und du bleibst auf deinen Kosten für das Verfahren sitzen. Außer der Schuldner wusste bereits bei Beauftragung, dass er nicht zahlen kann. Dann besteht die Möglichkeit der Strafanzeige wegen Eingehungsbetrugs. Manche Schuldner „finden“ dann auf einmal doch Geld, weil sie die Strafverfolgung vermeiden möchten.

      Alles aus meiner persönlichen Sicht ohne Garantie auf Richtigkeit. Wenn du es genau wissen willst, frag lieber einen Anwalt.

      Mit Rechnungsvorfinanzierung habe ich keine Erfahrung.

      Beste Grüße
      Michael

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